Die Hilfe enthält wichtige Informationen zur Benutzung und Bedienung dieses Systems. Bitte lesen Sie alle Informationen sorgfältig um eine optimale Leistung zu gewähleisten und um einen Missbrauch des Systems zu vermeiden.
Arbeiten Sie bereits mit Windows XP als Betriebsystem wird Ihnen der Internbereich von Flexbox vermutlich vertraulich erscheinen. Bewusst wurde das System an Windows XP angelehnt damit Sie sich leichter an den Umgang mit dem System gewöhnen können. Es wurde versucht ein einheitliches Bedienungskonzept zu verwirklichen damit Sie immer alle Funktionen finden und ausschöpfen können.
Zu diesem Konzept zählen auch die Fragezeichensymbole rechts oben in diversen Fenstern. Auf der Linken Seite befindet sich die Ständig verfügbare Menünavigation. Mit einem Klick auf die jeweiligen gegliederten Menüpunkte gelangen Sie schnell und einfach in die gewünschten Bereiche und zu den benötigten Funktionen. Die Menübereiche sind meistens weiters in verschiedene Fenster gegliedert. Dabei finden Sie oben eine Menüleiste mit Funktionen die sich auf den Inhalt des Fensters bezogen anwenden lassen. Haben Sie eine Aktion getätigt oder treten Problem bei der ausführung aus werden Sie darüber in der Statusleiste, welche oberhalb der Fenster zu finden ist, benachrichtigt.
Übersichtsbild mit Nummern im Text und Bild
Navigieren Sie mit Ihrem Browser zu www.intern.flexbox.at. Es erscheint die Anmelde Webseite mit einer Eingabemaske für Ihre Logindaten. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse und Ihr erhaltenes Passwort ein und bestätigen diese mit dem Button “Einloggen”. Tritt ein Fehler bei diesem vorgang auf kontrollieren Sie bitte nochmals Ihre E-Mail-Adresse auf Ihre Richtigkeit und geben Sie das Passwort erneut ein (Kontrollieren Sie ob die Feststelltaste aktiviert ist). Sollte dies auch zu keinem Erfolg führen oder haben Sie Ihr Passwort einmal vergessen, können Sie sich selbst, mit dem Link “Passwort vergessen”, ein neu generiertes Passwort per E-Mail zusenden lassen. Sollten Sie auch Ihre E-Mail-Adresse nicht mehr wissen müssen Sie sich an einen Systemadministrator wenden. Bei dauerhaften Problemen wenden Sie sich bitte and den Support.
Info: Haben Sie keine Lizenz erworben ist es nicht möglich sich selbst zu registrieren, haben Sie noch keine Logindaten erhalten wenden Stie sich bitte an einen Administrator des Systems
Nach dem Login befinden Sie sich auf der Startseite des Systems. Navigieren Sie links im Hauptmenü zu der Gruppe Konfiguration. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Persönliche Daten”. Der Inhalt rechts neben dem Hauptmenü sollte nun von der Startseite auf die Persönlichen Daten gewechselt haben. Ihre bei der Eintragung angegeben Daten sollten nun ersichtlich sein. Um diese ändern zu können müssen Sie vorher links oben in der Menüleiste des Fensters auf den Button “Bearbeiten” klicken. Nun befindet sich der Inhalt im Bearbeitungsmodus. Kontrollieren Sie alle Angaben auf Ihre Richtigkeit und vervollständigen Sie gegebenenfalls die Daten in der Eingabemaske. Falls Sie Ihr persönliches Foto hochladen möchten klicken Sie auf den Button “Auswählen” und öffnen Sie Ihr gewünschtes Bild. Mit einem Klick auf den Button “Speichern” sind die Daten gesichert und das Bild falls gewählt hochgeladen.
Unter dem Hauptmenüpunkt “Persönliche Daten” befindet sich auch der Menüpunkt “Schuldaten” gehen Sie hier ebenfalls wie bei dem vorherigen Punkt vor. Um diese ändern zu können müssen Sie vorher links oben in der Menüleiste des Fensters auf den Button “Bearbeiten” klicken. Nun befindet sich der Inhalt im Bearbeitungsmodus. Kontrollieren Sie alle Angaben auf Ihre Richtigkeit und vervollständigen Sie gegebenenfalls die Daten in der Eingabemaske. Falls Sie Ihr Schullogo hochladen möchten klicken Sie auf den Button “Auswählen” und öffnen Sie Ihr gewünschtes Bild. Mit einem Klick auf den Button “Speichern” sind die Daten gesichert und das Bild falls gewählt hochgeladen.
Vorsicht! Diese Daten sind Online für jedermann einsehbar und werden für die Repräsentation der Schule im Internet benötigt.
In der Hauptmenügruppe Konfiguration befindet sich auch der Menüpunkt “Schulzweige”. Bitte klicken Sie nun auf diesen um die Schulzweige anzulegen welche für die Online Repräsentation und die Möglichkeit der Online Voranmeldung unerlässlich sind. Um einen neuen Zweig anzulegen klicken Sie bitte in der Fenstermenüleiste auf den Link “Neu”. Dadurch erschein ein neues Fenster mit einer entsprechenden Eingabemaske der Schulzweigdaten. Füllen Sie das Formular sorgfältig aus und bestätigen Sie die Daten mittels dem Button “Daten speichern” in der Fenstermenüleiste.
Wichtig! der Schulzweig muss auf aktiv gesetzt sein um Online einsehbar zu sein. Ist der Status inaktiv wird er Online nicht gesehen und es ist nicht möglich eine Online-Voranmeldung durchzuführen.
Tipp! Sie können natürlich den Status vorerst auf inaktiv setzen um in Ruhe alle Daten zu sammeln und nach Vollständigkeit den Status auf aktiv setzen.
Damit sich Personen nun Online Voranmelden können wird noch ein Anmeldeformular benötigt. Klicken Sie auf “Formulare” in der Hauptmenügruppe “Konfiguration”. Es erscheint das Fenster “Formulare”. Wählen Sie nun den Link “Neu” in der Fenstermenüleiste an. Nun öffnet sich ein weiteres Fenster “Formular hinzufügen”, geben Sie eine Bezeichnung und eine Formularbeschreibung ein. Darunter befinden sich diverse Gelbe und Graue Felder. Gelbe Felder sind vorgegebene Pflichttfelder, graue Felder sind Wahlfelder und in Ihrem Formular nicht aktiv. Möchten Sie nun ein Solches Feld in Ihr Formular aufnehmen, klicken Sie einmal auf das Feld und die Farbe des Felders ändert sich auf grün. Sie haben nun dieses Feld in das Formular aufgenommen. Klicken Sie noch einmal darauf ändert sich die Farbe auf gelb und es ist somit zusätzlich ein Pflichtfeld welches später ausgefüllt werden muss. Klicken Sie ein drittes mal darauf wird das Feld wieder auf inaktiv gesetzt und wieder grau. Haben Sie alle benötigten Felder ausgewählt bestätigen Sie dies mit dem Button “Daten speichern”. Verwenden Sie auch Individualfelder können Sie sich hierfür vorher bestimmte Listen anlegen. Dies geschieht über den Menübutton “Listen”. Es wird ein neues Fenster “Formularlisten” geöffnet. Wählen Sie “Neu” um eine neue Liste anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung ein. Sie können zwischen 3 Anzeigetypen wählen: Checkboxen (mehfachauswahl möglich); Radio und Dropdown. Im Textfeld Auswahlelemente können Sie nun nach einem speziellen Schema Ihre Liste für erstellen. Geben Sie einen Namen für das erste Element ein, unmittelbar danach geben Sie einen * ein, danach folgt der Übergabewert. Sie haben nun Ihr erstes Element erstellt. Drücken Sie Return auf Ihrer Tastatur um in die nächste Zeile zu gelangen und wiederholen Sie den Vorgang um weitere Elemente zu erstellen. Es ist wichtig das Sie dieses Schema genau beibehalten. Verzichten Sie auf die Eingabe des Sterns und des Übergabewertes wird automatisch der Name als Übergabewert gewählt. Haben Sie alle Elemente erstellt, klicken Sie auf “Daten speichern” um die Erstellung der Liste fertigzustellen. Nun können Sie die erstellte Liste bei der Formularerstellung innerhalb der Individualfelder auswählen.
Nun ist es noch erforderlich einen Anmeldephase einzurichten. Klicken Sie hierfür in der Hauptmenügruppe “Anmeldesystem” auf “Anmeldung planen” Es erscheint das Fenster “Anmeldephasen”. Klicken Sie bitte auf den Link “Neu” in der Fenstermenüleiste um eine Neue Phase zu erstellen. Wählen Sie mittels den kleinen Kalendern den Startzeitpunkt und Endzeitpunkt. Zusätzlich wird das Anmeldejahr benötigt und ein Schulzweig für diese Phase muss ausgewählt werden. Optional können Sie auch eine Information in der Bestätigungsmail eintragen. Diese Information erhalten Personen unmittelbar nach Anmeldung per E-Mail.
Nun ist das System voll funktionsfähig.
Navigieren Sie mit Ihrem Browser zu www.intern.flexbox.at. Es erscheint die Anmelde Webseite mit einer Eingabemaske für Ihre Logindaten. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse und Ihr erhaltenes Passwort ein und bestätigen diese mit dem Button “Einloggen”. Tritt ein Fehler bei diesem vorgang auf kontrollieren Sie bitte nochmals Ihre E-Mail Adresse auf Ihre Richtigkeit und geben Sie das Passwort erneut ein. Sollte Ihnen der Zugang immernoch verwehrt bleiben versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Bei dauerhaften Problemen wenden Sie sich bitte and den Support. Haben Sie Ihr Passwort einmal vergessen können Sie sich selbst, mit dem Link “Passwort vergessen”, ein neu generiertes Passwort per E-Mail zusenden lassen. Sollten Sie auch Ihre E-Mail-Adresse nicht mehr wissen müssen Sie sich an einen Systemadministrator wenden.
Info: Haben Sie keine Lizenz erworben ist es nicht möglich sich selbst zu registrieren, haben Sie noch keine Logindaten erhalten wenden Sie sich bitte an einen Administrator des Systems.
Die folgende Abbildung zeigt die verfügbaren Menüstrukturen bei vollen Berechtigungen. Die Menüstruktur kann jedoch aufgrund der Berechtigungen eingeschränkt sein.
Verwaltung
Start
Schüler
Klassen
Mitarbeiter
Anmeldesystem
Neue Anmeldungen
Anmeldungen planen
Archiv
Konfiguration
Persönliche Daten
Schuldaten
Schulzweige
Formulare
Sicherheit
Benutzerrechte
Backup
Action Log
Abmelden
Hilfe
Hilfedatei
E-Mail Support
Tel. Support
In dieser Abbildung sehen Sie eine typische Fensteransicht des Systems. In diesem Fall befinden wir uns im Bereich Anmeldungen. Ihre Aktuelle Ansicht bzw. Filteroptionen bleiben bei einem Bereichswechsel gespeichert möchten Sie dennoch einmal die Ansicht zurücksetzen können Sie dies mittels dem Link “Ansicht zurücksetzen” neben der Titelüberschrift tun. Das Hauptfenster “Voranmeldungen” beinhaltet Ihre Datensätze und verfügt über diverse Funktionen. Eine diese Funktionen ist zb der Sapltenfilter. Mit einem Klick auf den Spaltenfilter öffnet sich ein Nebenfenster Namens “Spaltenfilter” wie es in dieser Abbildung zu sehen ist.
Im Startbereich erhalten Sie eine Übersicht über die gesamten Vorgänge im System.
In diesem Bereich können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten unabhängig davon ob diese das System benutzen oder nicht. Einstellungen dazu werden über den Menüpunkt Berechtigungen getroffen (genauer beschrieben in Kapitel x.x.x.x)
Mit diesem Button können Sie einen neuen Mitarbeiter eintragen. Nach der Betätigung dieses Buttons erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske um die Daten des Mitarbeiters zu erfassen. Füllen Sie diese sorgfältig aus und bestätigen Sie die Eingaben mittels des Button “Daten speichern”
Wählen einen Mitarbeiter mittels haken und klicken Sie anschliessend auf “Bearbeiten”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske und den derzeit enthaltenen Daten. Ändern Sie bzw. Ergänzen Sie die Daten und bestätigen Sie die Eingabe mittels des Button “Daten speichern”
Info! Es ist nicht möglich mehrere Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten. Falls bei dem klick auf den Buton “Bearbeiten” ein Fehler auftritt vergewissern Sie sich, dass nur ein Datensatz ausgewählt wurde.
Setzen Sie bei einem oder mehreren Mitarbeitern häkchen und klicken Sie auf den Link “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Mitarbeiter. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Mitarbeiter wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Mitarbeiter löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Achtung! Bedenken Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit E-Mails an Mitarbeiter zu versenden. Die Mailfunktion importiert alle E-Mail-Adressen der gewählten Mitarbeiter in Ihr E-Mail Programm. Wir empfehlen ihnen die Verwendung von Microsoft Outlook um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wählen Sie nun die Datensätze aus und klicken Sie auf “E-Mail”. Es erscheint ein neues Fenster wo Sie nun noch einmal eine Auflistung der gewählten Datensätze finden. Klicken Sie “Adressen in E-Mail Programm einfügen”. Sofern im Browser richtig konfiguriert sollte sich nun Ihr E-Mail Programm öffnen. Um sicher zu stellen, dass dies einwandfrei funktioniert hat kontrollieren Sie nochmals in Ihrem E-Mail Programm die übergebenen Adressen.
Hinweis! Falls sich das E-Mail Programm nicht öffnet und der Browser keine Meldung betreffend der Konfiguration ausgiebt, sind vermutlich zuviele E-Mail-Adressen ausgewählt. Verringen Sie sodann Ihre Auswahl und versuchen Sie es erneut.
Mit diesem Link sind Sie in der Lage, die Daten eines Mitarbeiters in ein Excel Dokument zu exportieren. Wählen Sie einen,mehrere oder alle MitarbeiterInnen aus, klicken Sie auf Excel Export und es wird eine Exceldatei erstellt. Nun öffnet sich oben ein neues Fenster und Sie können diese Datei herunterladen indem Sie auf “Exceldatei downloaden” klicken.
Hinweis! Es werden alle Einstellungen der Tabellenansicht (Filter, Sortierung, Spalten) in das Excel Dokument übernommen. Sie sollten deshalb schon vor dem Export die Ansicht der Daten an Ihre persönlichen Wünsche anpassen.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Serienbriefe mit Microsoft Word aufgrund der Adressen in Ihren gewählten Datensätzen zu erstellen. Klicken Sie dafür auf den Button “Serienbrief”. Es erscheint ein neues Fenster mit dem Downloadlink für die erstellte Datenquelle. Speichern Sie mittels dem Button “Datei herunterladen” die Datei auf Ihrem Computer. Diese Datei dient nun als Datenquelle für Microsoft Word. Öffnen Sie Microsoft Word und wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Symbolleisten und aktivieren Sie die Symbolleiste “Serienbriefe”. Nun sollten Sie über eine neue Symbolleiste verfügen. In dieser Symbolleiste klicken Sie nun auf das zweite Symbol von links “Datenquelle öffnen”. Es öffnet sich ein Dialogfeld wo Sie nun die zuvor heruntergeladene Datei auswählen können. Vergewissern Sie sich das Sie im Dropdownfeld Datentyp den Typ Textfiles csv.* ausgewählt haben. Ist diese Einstellung nicht gewählt werden Sie die Datenquelle nicht anwählen können. Haben Sie nun die Datenquelle ausgewählt öffnen Sie diese. Microsoft Word ist jetzt bereit für die Serienbrieferstellung. Für weitere Hilfe zur Erstellung eines Serienbriefes lesen Sie bitte die Hilfe von Microsoft Word.
Ein wichtiges und effizientes Feature stellt der Spaltenfilter dar. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit nur jene Daten auf dem Bildschirm ausgeben zu lassen, die Sie auch wirklich benötigen. Um dieses Feature zu aktivieren klicken Sie auf “Spaltenfilter”. Es wird ein neues Fenster oberhalb der Tabellenansicht geöffnet. Da dies kein Funktionsfenster ist (Funktionsfenster sind durch ein Werkzeug Symbol in der linken oberen Ecke gekennzeichnet) kann es während der Arbeit geöffnet bleiben.
Laden
In diesem Fenster links oben befindet sich ein Dropdownfeld. Diese enthält vordefinierte Spaltenfilter und eigens erstellte. Wählen Sie den gewünschten Spaltenfilter mittels Dropdown aus und klicken Sie auf “Laden”. Nun sollte sich die aktuelle Spaltenansicht der Tabelle anpassen. Zur Kontrolle sehen Sie im Spaltenfilterfenster in grüner Schrift alle aktiven Spalten und in roter Schrift alle Inaktiven Spalten.
Neu
Mit dem Button “Neu” können Sie auch Ihre eigenen an Ihre persönlichen Wünsche angepassten Ansichten mittels einem Spaltenfilter erstellen. Haben Sie den Button betätigt erscheint ein Neues Fenster “Spaltenauswahl”. Wählen Sie eine Bezeichnung und die Spalten die Sie gerne ausgeben möchten an. Bestätigen Sie mit dem Button “Daten speichern”. Nun sollte Ihr angelegter Spaltenfilter bereits geladen sein und im Drowdown des Fensters “Spaltenfilter” verfügbar sein und mittels dem Button “Laden” zu einem späteren Zeitpunkt wieder geladen werden können.
Hinweis! Die von Ihnen persönlich erstellten Spaltenfilter sind nur unter Ihrem Account verfügbar und bleiben gespeichert.
Bearbeiten
Bis auf die vordefinierten Spaltenfilter (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet) können Sie die Spaltenfilter bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown einen Spaltenfilter aus den Sie gerne bearbeiten möchten. Nun klicken Sie auf den Link “bearbeiten”. Es erscheint wiederum ein neues Fenster mit allen verfügbaren Spalten und die getroffene Auswahl. Passen Sie die angezeigten Spalten nach Ihren Wünschen an und speichern Sie die Daten anschlissend mittels dem Button “Daten speichern”
Löschen
Mit einem Klick auf Löschen können Sie auch einen Spaltenfilter löschen sofern er nicht vom System vordefiniert ist (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet). Nach dem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster zum Bestätigen des Vorgangs.
Vorsicht! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Abgesehen vom Spaltenfilter haben Sie noch eine weitere Möglichkeit die Ansicht nach Ihren wünschen zu Filtern. Klicken Sie auf “Filter einblenden” um den Datensatzfilter einzublenden. Es erscheint eine Eingabezeile überhalb der Daten in der Tabellenansicht. Desweiteren erscheint ein neuer Fenstermenüpunkt “Filter deaktivieren/aktivieren”. Mit diesem Button ist es Ihnen möglich den Filter jederzeit zu deaktiveren und wieder zu aktivieren ohne das dabei Ihre Filtereinstellungen verloren gehen. Geben Sie nun einen Wert z.B einen Anfangsbuchstaben eines Namens ein um nach diesem zu filtern. Um den Filter nun zu aktivieren müssen ganz links in der Eingabezeile auf den kleinen Button (Trichter mit Blitz) klicken. Nun sollten die Daten gefiltert sein. Ist dies nicht der Fall kontrollieren Sie ob Sie den Filter auch in der Fenstermenüleiste aktiviert haben. Mit dem kleinen Button (Schwarzes X) in der Eingabeleiste können Sie den Filter zurücksetzen und es sollten wieder alle Daten angezeigt werden.
Hinweis! Beachten Sie, dass beim filtern nach Datumsangaben das englische Datumsformat (yyyy-mm-dd hh:mm) benötigt wird. Wenn Sie nach Schuljahr filtern möchten geben Sie nur das erste Jahr ein (2009/2010 -> 2009).
In diesen Bereich fließen direkt die Daten der Schüler aus der Online-Voranmeldung ein. Sie können diese dann weiterverwerten und verwalten.
Durch die Betätigung des Buttons “Aufnehmen”, wird ein Zwischenfenster geöffnet. Haben Sie die Aktions bestätigt werden die gewählten Schüler in den Bereich Schüler verschoben. Zusätzlich werden automatisch generierte E-Mails an die aufgenommen Schüler versendet um die Aufnahme dem Schüler zu bestätigen.
Betätigen Sie den Button “Vorgemerkt” wird der Status der angewählten Schüler auf vorgemerkt gesetzt. Die Schüler erhalten eine E-Mail mit einer Bestätigung über die vormerkung.
Mit der Funktion Ablehnen können Sie einen oder mehrere Schüler in das Archiv verschieben. Falls Sie später einmal doch noch die Daten des Schüler benötigen lassen sich diese über das Archiv wiederbeschaffen. Desweiteren werden die Schüler über die Statusänderung per E-Mail informiert.
Setzen Sie Haken bei den Schülern die Sie gerne verschieben oder deren Status Sie gerne ändern möchten. Klicken Sie dann auf verschieben / Status ändern. Es erschein ein neues Fenster über dem Fenster Schüler. In diesem Fenster befinden Sich 2 Dropdowns (Verschieben nach und Status setzen) Sie haben die Möglichkeit nur den Status der ausgewählten Schüler zu ändern indem Sie im ersten Dropdown “Nur Status ändern” wählen und im zweiten Dropdown den gewünschten Status wählen. Anschliessend führen Sie die Aktion mittels dem Link “verschieben / Status ändern” in der Fenstermenüleiste durch. Möchten Sie die ausgewählten Schüler verschieben so wählen Sie bitte im ersten Dropdown den Bereich an, in den die Schüler verschoben werden sollen. Zusätzlich müssen Sie auch einen Status wählen und bestätigen ebenfalls mit dem Link “verschieben / Status ändern”.
Mit diesem Button können Sie einen neuen Schüler eintragen. Nach der Betätigung dieses Buttons erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske um die Daten des Schülers zu erfassen. Füllen Sie diese sorgfältig aus und bestätigen Sie die Eingaben mittels des Button “Daten speichern”
Wählen einen Schüler mittels haken und klicken Sie anschliessend auf “Bearbeiten”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske und den derzeit enthaltenen Daten. Ändern Sie bzw. Ergänzen Sie die Daten und bestätigen Sie die Eingabe mittels des Button “Daten speichern”
Info! Es ist nicht möglich mehrere Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten. Falls bei dem klick auf den Buton “Bearbeiten” ein Fehler auftritt vergewissern Sie sich, dass nur ein Datensatz ausgewählt wurde.
Setzen Sie bei einem oder mehreren Schülern häkchen und klicken Sie auf den Link “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Schüler. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Schüler wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Schüler löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Achtung! Bedenken Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit E-Mails an Schüler zu versenden. Die Mailfunktion importiert alle E-Mail-Adressen der gewählten Schüler in Ihr E-Mail Programm. Wir empfehlen ihnen die Verwendung von Microsoft Outlook um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wählen Sie nun die Datensätze aus und klicken Sie auf “E-Mail”. Es erscheint ein neues Fenster wo Sie nun noch einmal eine Auflistung der gewählten Datensätze finden. Sie müssen sich nun noch entscheiden ob Sie die E-Mails nur an Schüler, nur an die Erziehungsberechtigten oder sogar an beide senden möchten. Setzen Sie hierfür einen Haken bei den gewünschten Listen und klicken Sie “Adressen in E-Mail Programm einfügen”. Sofern im Browser richtig konfiguriert sollte sich nun Ihr E-Mail Programm öffnen. Um sicher zu stellen, dass dies einwandfrei funktioniert hat kontrollieren Sie nochmals in Ihrem E-Mail Programm die übergebenen Adressen.
Hinweis! Falls sich das E-Mail Programm nicht öffnet und der Browser keine Meldung betreffend der Konfiguration ausgiebt, sind vermutlich zuviele E-Mail-Adressen ausgewählt. Verringen Sie sodann Ihre Auswahl und versuchen Sie es erneut.
Mit diesem Link sind Sie in der Lage, die Daten eines Schülers in ein Excel Dokument zu exportieren. Wählen Sie einen,mehrere oder alle SchülerInnen aus, klicken Sie auf Excel Export und es wird eine Exceldatei erstellt. Nun öffnet sich oben ein neues Fenster und Sie können diese Datei herunterladen indem Sie auf “Exceldatei downloaden” klicken.
Hinweis! Es werden alle Einstellungen der Tabellenansicht (Filter, Sortierung, Spalten) in das Excel Dokument übernommen. Sie sollten deshalb schon vor dem Export die Ansicht der Daten an Ihre persönlichen Wünsche anpassen.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Serienbriefe mit Microsoft Word aufgrund der Adressen in Ihren gewählten Datensätzen zu erstellen. Klicken Sie dafür auf den Button “Serienbrief”. Es erscheint ein neues Fenster mit dem Downloadlink für die erstellte Datenquelle. Speichern Sie mittels dem Button “Datei herunterladen” die Datei auf Ihrem Computer. Diese Datei dient nun als Datenquelle für Microsoft Word. Öffnen Sie Microsoft Word und wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Symbolleisten und aktivieren Sie die Symbolleiste “Serienbriefe”. Nun sollten Sie über eine neue Symbolleiste verfügen. In dieser Symbolleiste klicken Sie nun auf das zweite Symbol von links “Datenquelle öffnen”. Es öffnet sich ein Dialogfeld wo Sie nun die zuvor heruntergeladene Datei auswählen können. Vergewissern Sie sich das Sie im Dropdownfeld Datentyp den Typ Textfiles csv.* ausgewählt haben. Ist diese Einstellung nicht gewählt werden Sie die Datenquelle nicht anwählen können. Haben Sie nun die Datenquelle ausgewählt öffnen Sie diese. Microsoft Word ist jetzt bereit für die Serienbrieferstellung. Für weitere Hilfe zur Erstellung eines Serienbriefes lesen Sie bitte die Hilfe von Microsoft Word.
Um Ihre Daten nach L-SAS exportieren zu können wurde eine Schnittstelle geschaffen. Mittels des Button “L-SAS Export” öffnen Sie ein neues Fenster mit dem Link “Datei herunterladen” um die generiete Datei herunterladen zu können. Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab. Wechseln Sie nun in Ihre L-SAS Anwendung, wählen Sie “Stammdaten” / “Dienste” / “Import 1. Klassen aus Excelliste” und importieren Sie dort diese Datei.
Hinweis! Um die Daten importieren zu können muss den Schülern eine Klasse zugewiesen sein. Dies können Sie entweder manuell in L-SAS tätigen oder Sie verwenden die Export Funktion unter dem Menüpunkt “Klassen “ in Flexbox.
Ein wichtiges und effizientes Feature stellt der Spaltenfilter dar. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit nur jene Daten auf dem Bildschirm ausgeben zu lassen, die Sie auch wirklich benötigen. Um dieses Feature zu aktivieren klicken Sie auf “Spaltenfilter”. Es wird ein neues Fenster oberhalb der Tabellenansicht geöffnet. Da dies kein Funktionsfenster ist (Funktionsfenster sind durch ein Werkzeug Symbol in der linken oberen Ecke gekennzeichnet) kann es während der Arbeit geöffnet bleiben.
Laden
In diesem Fenster links oben befindet sich ein Dropdownfeld. Diese enthält vordefinierte Spaltenfilter und eigens erstellte. Wählen Sie den gewünschten Spaltenfilter mittels Dropdown aus und klicken Sie auf “Laden”. Nun sollte sich die aktuelle Spaltenansicht der Tabelle anpassen. Zur Kontrolle sehen Sie im Spaltenfilterfenster in grüner Schrift alle aktiven Spalten und in roter Schrift alle Inaktiven Spalten.
Neu
Mit dem Button “Neu” können Sie auch Ihre eigenen an Ihre persönlichen Wünsche angepassten Ansichten mittels einem Spaltenfilter erstellen. Haben Sie den Button betätigt erscheint ein Neues Fenster “Spaltenauswahl”. Wählen Sie eine Bezeichnung und die Spalten die Sie gerne ausgeben möchten an. Bestätigen Sie mit dem Button “Daten speichern”. Nun sollte Ihr angelegter Spaltenfilter bereits geladen sein und im Drowdown des Fensters “Spaltenfilter” verfügbar sein und mittels dem Button “Laden” zu einem späteren Zeitpunkt wieder geladen werden können.
Hinweis! Die von Ihnen persönlich erstellten Spaltenfilter sind nur unter Ihrem Account verfügbar und bleiben gespeichert.
Bearbeiten
Bis auf die vordefinierten Spaltenfilter (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet) können Sie die Spaltenfilter bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown einen Spaltenfilter aus den Sie gerne bearbeiten möchten. Nun klicken Sie auf den Link “bearbeiten”. Es erscheint wiederum ein neues Fenster mit allen verfügbaren Spalten und die getroffene Auswahl. Passen Sie die angezeigten Spalten nach Ihren Wünschen an und speichern Sie die Daten anschlissend mittels dem Button “Daten speichern”
Löschen
Mit einem Klick auf Löschen können Sie auch einen Spaltenfilter löschen sofern er nicht vom System vordefiniert ist (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet). Nach dem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster zum Bestätigen des Vorgangs.
Vorsicht! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Abgesehen vom Spaltenfilter haben Sie noch eine weitere Möglichkeit die Ansicht nach Ihren wünschen zu Filtern. Klicken Sie auf “Filter einblenden” um den Datensatzfilter einzublenden. Es erscheint eine Eingabezeile überhalb der Daten in der Tabellenansicht. Desweiteren erscheint ein neuer Fenstermenüpunkt “Filter deaktivieren/aktivieren”. Mit diesem Button ist es Ihnen möglich den Filter jederzeit zu deaktiveren und wieder zu aktivieren ohne das dabei Ihre Filtereinstellungen verloren gehen. Geben Sie nun einen Wert z.B einen Anfangsbuchstaben eines Namens ein um nach diesem zu filtern. Um den Filter nun zu aktivieren müssen ganz links in der Eingabezeile auf den kleinen Button (Trichter mit Blitz) klicken. Nun sollten die Daten gefiltert sein. Ist dies nicht der Fall kontrollieren Sie ob Sie den Filter auch in der Fenstermenüleiste aktiviert haben. Mit dem kleinen Button (Schwarzes X) in der Eingabeleiste können Sie den Filter zurücksetzen und es sollten wieder alle Daten angezeigt werden.
Hinweis! Beachten Sie, dass beim filtern nach Datumsangaben das englische Datumsformat (yyyy-mm-dd hh:mm) benötigt wird. Wenn Sie nach Schuljahr filtern möchten geben Sie nur das erste Jahr ein (2009/2010 -> 2009).
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit die aufgenommen Schüler zu verwalten.
Setzen Sie Haken bei den Schülern die Sie gerne verschieben oder deren Status Sie gerne ändern möchten. Klicken Sie dann auf verschieben / Status ändern. Es erschein ein neues Fenster über dem Fenster Schüler. In diesem Fenster befinden Sich 2 Dropdowns (Verschieben nach und Status setzen) Sie haben die Möglichkeit nur den Status der ausgewählten Schüler zu ändern indem Sie im ersten Dropdown “Nur Status ändern” wählen und im zweiten Dropdown den gewünschten Status wählen. Anschliessend führen Sie die Aktion mittels dem Link “verschieben / Status ändern” in der Fenstermenüleiste durch. Möchten Sie die ausgewählten Schüler verschieben so wählen Sie bitte im ersten Dropdown den Bereich an, in den die Schüler verschoben werden sollen. Zusätzlich müssen Sie auch einen Status wählen und bestätigen ebenfalls mit dem Link “verschieben / Status ändern”.
Mit diesem Button können Sie einen neuen Schüler eintragen. Nach der Betätigung dieses Buttons erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske um die Daten des Schülers zu erfassen. Füllen Sie diese sorgfältig aus und bestätigen Sie die Eingaben mittels des Button “Daten speichern”
Wählen einen Schüler mittels haken und klicken Sie anschliessend auf “Bearbeiten”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske und den derzeit enthaltenen Daten. Ändern Sie bzw. Ergänzen Sie die Daten und bestätigen Sie die Eingabe mittels des Button “Daten speichern”
Info! Es ist nicht möglich mehrere Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten. Falls bei dem klick auf den Buton “Bearbeiten” ein Fehler auftritt vergewissern Sie sich, dass nur ein Datensatz ausgewählt wurde.
Setzen Sie bei einem oder mehreren Schülern häkchen und klicken Sie auf den Link “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Schüler. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Schüler wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Schüler löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Achtung! Bedenken Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit E-Mails an Schüler zu versenden. Die Mailfunktion importiert alle E-Mail-Adressen der gewählten Schüler in Ihr E-Mail Programm. Wir empfehlen ihnen die Verwendung von Microsoft Outlook um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wählen Sie nun die Datensätze aus und klicken Sie auf “E-Mail”. Es erscheint ein neues Fenster wo Sie nun noch einmal eine Auflistung der gewählten Datensätze finden. Sie müssen sich nun noch entscheiden ob Sie die E-Mails nur an Schüler, nur an die Erziehungsberechtigten oder sogar an beide senden möchten. Setzen Sie hierfür einen Haken bei den gewünschten Listen und klicken Sie “Adressen in E-Mail Programm einfügen”. Sofern im Browser richtig konfiguriert sollte sich nun Ihr E-Mail Programm öffnen. Um sicher zu stellen, dass dies einwandfrei funktioniert hat kontrollieren Sie nochmals in Ihrem E-Mail Programm die übergebenen Adressen.
Hinweis! Falls sich das E-Mail Programm nicht öffnet und der Browser keine Meldung betreffend der Konfiguration ausgiebt, sind vermutlich zuviele E-Mail-Adressen ausgewählt. Verringen Sie sodann Ihre Auswahl und versuchen Sie es erneut.
Mit diesem Link sind Sie in der Lage, die Daten eines Schülers in ein Excel Dokument zu exportieren. Wählen Sie einen,mehrere oder alle SchülerInnen aus, klicken Sie auf Excel Export und es wird eine Exceldatei erstellt. Nun öffnet sich oben ein neues Fenster und Sie können diese Datei herunterladen indem Sie auf “Exceldatei downloaden” klicken.
Hinweis! Es werden alle Einstellungen der Tabellenansicht (Filter, Sortierung, Spalten) in das Excel Dokument übernommen. Sie sollten deshalb schon vor dem Export die Ansicht der Daten an Ihre persönlichen Wünsche anpassen.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Serienbriefe mit Microsoft Word aufgrund der Adressen in Ihren gewählten Datensätzen zu erstellen. Klicken Sie dafür auf den Button “Serienbrief”. Es erscheint ein neues Fenster mit dem Downloadlink für die erstellte Datenquelle. Speichern Sie mittels dem Button “Datei herunterladen” die Datei auf Ihrem Computer. Diese Datei dient nun als Datenquelle für Microsoft Word. Öffnen Sie Microsoft Word und wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Symbolleisten und aktivieren Sie die Symbolleiste “Serienbriefe”. Nun sollten Sie über eine neue Symbolleiste verfügen. In dieser Symbolleiste klicken Sie nun auf das zweite Symbol von links “Datenquelle öffnen”. Es öffnet sich ein Dialogfeld wo Sie nun die zuvor heruntergeladene Datei auswählen können. Vergewissern Sie sich das Sie im Dropdownfeld Datentyp den Typ Textfiles csv.* ausgewählt haben. Ist diese Einstellung nicht gewählt werden Sie die Datenquelle nicht anwählen können. Haben Sie nun die Datenquelle ausgewählt öffnen Sie diese. Microsoft Word ist jetzt bereit für die Serienbrieferstellung. Für weitere Hilfe zur Erstellung eines Serienbriefes lesen Sie bitte die Hilfe von Microsoft Word.
Um Ihre Daten nach L-SAS exportieren zu können wurde eine Schnittstelle geschaffen. Mittels des Button “L-SAS Export” öffnen Sie ein neues Fenster mit dem Link “Datei herunterladen” um die generiete Datei herunterladen zu können. Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab. Wechseln Sie nun in Ihre L-SAS Anwendung, wählen Sie “Stammdaten” / “Dienste” / “Import 1. Klassen aus Excelliste” und importieren Sie dort diese Datei.
Hinweis! Um die Daten importieren zu können muss den Schülern eine Klasse zugewiesen sein. Dies können Sie entweder manuell in L-SAS tätigen oder Sie verwenden die Export Funktion unter dem Menüpunkt “Klassen “ in Flexbox.
Ein wichtiges und effizientes Feature stellt der Spaltenfilter dar. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit nur jene Daten auf dem Bildschirm ausgeben zu lassen, die Sie auch wirklich benötigen. Um dieses Feature zu aktivieren klicken Sie auf “Spaltenfilter”. Es wird ein neues Fenster oberhalb der Tabellenansicht geöffnet. Da dies kein Funktionsfenster ist (Funktionsfenster sind durch ein Werkzeug Symbol in der linken oberen Ecke gekennzeichnet) kann es während der Arbeit geöffnet bleiben.
Laden
In diesem Fenster links oben befindet sich ein Dropdownfeld. Diese enthält vordefinierte Spaltenfilter und eigens erstellte. Wählen Sie den gewünschten Spaltenfilter mittels Dropdown aus und klicken Sie auf “Laden”. Nun sollte sich die aktuelle Spaltenansicht der Tabelle anpassen. Zur Kontrolle sehen Sie im Spaltenfilterfenster in grüner Schrift alle aktiven Spalten und in roter Schrift alle Inaktiven Spalten.
Neu
Mit dem Button “Neu” können Sie auch Ihre eigenen an Ihre persönlichen Wünsche angepassten Ansichten mittels einem Spaltenfilter erstellen. Haben Sie den Button betätigt erscheint ein Neues Fenster “Spaltenauswahl”. Wählen Sie eine Bezeichnung und die Spalten die Sie gerne ausgeben möchten an. Bestätigen Sie mit dem Button “Daten speichern”. Nun sollte Ihr angelegter Spaltenfilter bereits geladen sein und im Drowdown des Fensters “Spaltenfilter” verfügbar sein und mittels dem Button “Laden” zu einem späteren Zeitpunkt wieder geladen werden können.
Hinweis! Die von Ihnen persönlich erstellten Spaltenfilter sind nur unter Ihrem Account verfügbar und bleiben gespeichert.
Bearbeiten
Bis auf die vordefinierten Spaltenfilter (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet) können Sie die Spaltenfilter bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown einen Spaltenfilter aus den Sie gerne bearbeiten möchten. Nun klicken Sie auf den Link “bearbeiten”. Es erscheint wiederum ein neues Fenster mit allen verfügbaren Spalten und die getroffene Auswahl. Passen Sie die angezeigten Spalten nach Ihren Wünschen an und speichern Sie die Daten anschlissend mittels dem Button “Daten speichern”
Löschen
Mit einem Klick auf Löschen können Sie auch einen Spaltenfilter löschen sofern er nicht vom System vordefiniert ist (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet). Nach dem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster zum Bestätigen des Vorgangs.
Vorsicht! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Abgesehen vom Spaltenfilter haben Sie noch eine weitere Möglichkeit die Ansicht nach Ihren wünschen zu Filtern. Klicken Sie auf “Filter einblenden” um den Datensatzfilter einzublenden. Es erscheint eine Eingabezeile überhalb der Daten in der Tabellenansicht. Desweiteren erscheint ein neuer Fenstermenüpunkt “Filter deaktivieren/aktivieren”. Mit diesem Button ist es Ihnen möglich den Filter jederzeit zu deaktiveren und wieder zu aktivieren ohne das dabei Ihre Filtereinstellungen verloren gehen. Geben Sie nun einen Wert z.B einen Anfangsbuchstaben eines Namens ein um nach diesem zu filtern. Um den Filter nun zu aktivieren müssen ganz links in der Eingabezeile auf den kleinen Button (Trichter mit Blitz) klicken. Nun sollten die Daten gefiltert sein. Ist dies nicht der Fall kontrollieren Sie ob Sie den Filter auch in der Fenstermenüleiste aktiviert haben. Mit dem kleinen Button (Schwarzes X) in der Eingabeleiste können Sie den Filter zurücksetzen und es sollten wieder alle Daten angezeigt werden.
Hinweis! Beachten Sie, dass beim filtern nach Datumsangaben das englische Datumsformat (yyyy-mm-dd hh:mm) benötigt wird. Wenn Sie nach Schuljahr filtern möchten geben Sie nur das erste Jahr ein (2009/2010 -> 2009).
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit nicht aufgenommene Schüler oder Schulabgänger für die spätere Verwendung zu verwalten und zu archivieren.
Setzen Sie Haken bei den Schülern die Sie gerne verschieben oder deren Status Sie gerne ändern möchten. Klicken Sie dann auf verschieben / Status ändern. Es erschein ein neues Fenster über dem Fenster Schüler. In diesem Fenster befinden Sich 2 Dropdowns (Verschieben nach und Status setzen) Sie haben die Möglichkeit nur den Status der ausgewählten Schüler zu ändern indem Sie im ersten Dropdown “Nur Status ändern” wählen und im zweiten Dropdown den gewünschten Status wählen. Anschliessend führen Sie die Aktion mittels dem Link “verschieben / Status ändern” in der Fenstermenüleiste durch. Möchten Sie die ausgewählten Schüler verschieben so wählen Sie bitte im ersten Dropdown den Bereich an, in den die Schüler verschoben werden sollen. Zusätzlich müssen Sie auch einen Status wählen und bestätigen ebenfalls mit dem Link “verschieben / Status ändern”.
Mit diesem Button können Sie einen neuen Schüler eintragen. Nach der Betätigung dieses Buttons erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske um die Daten des Schülers zu erfassen. Füllen Sie diese sorgfältig aus und bestätigen Sie die Eingaben mittels des Button “Daten speichern”
Wählen einen Schüler mittels haken und klicken Sie anschliessend auf “Bearbeiten”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Eingabemaske und den derzeit enthaltenen Daten. Ändern Sie bzw. Ergänzen Sie die Daten und bestätigen Sie die Eingabe mittels des Button “Daten speichern”
Info! Es ist nicht möglich mehrere Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten. Falls bei dem klick auf den Buton “Bearbeiten” ein Fehler auftritt vergewissern Sie sich, dass nur ein Datensatz ausgewählt wurde.
Setzen Sie bei einem oder mehreren Schülern häkchen und klicken Sie auf den Link “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Schüler. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Schüler wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Schüler löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Achtung! Bedenken Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit E-Mails an Schüler zu versenden. Die Mailfunktion importiert alle E-Mail-Adressen der gewählten Schüler in Ihr E-Mail Programm. Wir empfehlen ihnen die Verwendung von Microsoft Outlook um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wählen Sie nun die Datensätze aus und klicken Sie auf “E-Mail”. Es erscheint ein neues Fenster wo Sie nun noch einmal eine Auflistung der gewählten Datensätze finden. Sie müssen sich nun noch entscheiden ob Sie die E-Mails nur an Schüler, nur an die Erziehungsberechtigten oder sogar an beide senden möchten. Setzen Sie hierfür einen Haken bei den gewünschten Listen und klicken Sie “Adressen in E-Mail Programm einfügen”. Sofern im Browser richtig konfiguriert sollte sich nun Ihr E-Mail Programm öffnen. Um sicher zu stellen, dass dies einwandfrei funktioniert hat kontrollieren Sie nochmals in Ihrem E-Mail Programm die übergebenen Adressen.
Hinweis! Falls sich das E-Mail Programm nicht öffnet und der Browser keine Meldung betreffend der Konfiguration ausgiebt, sind vermutlich zuviele E-Mail-Adressen ausgewählt. Verringen Sie sodann Ihre Auswahl und versuchen Sie es erneut.
Mit diesem Link sind Sie in der Lage, die Daten eines Schülers in ein Excel Dokument zu exportieren. Wählen Sie einen,mehrere oder alle SchülerInnen aus, klicken Sie auf Excel Export und es wird eine Exceldatei erstellt. Nun öffnet sich oben ein neues Fenster und Sie können diese Datei herunterladen indem Sie auf “Exceldatei downloaden” klicken.
Hinweis! Es werden alle Einstellungen der Tabellenansicht (Filter, Sortierung, Spalten) in das Excel Dokument übernommen. Sie sollten deshalb schon vor dem Export die Ansicht der Daten an Ihre persönlichen Wünsche anpassen.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Serienbriefe mit Microsoft Word aufgrund der Adressen in Ihren gewählten Datensätzen zu erstellen. Klicken Sie dafür auf den Button “Serienbrief”. Es erscheint ein neues Fenster mit dem Downloadlink für die erstellte Datenquelle. Speichern Sie mittels dem Button “Datei herunterladen” die Datei auf Ihrem Computer. Diese Datei dient nun als Datenquelle für Microsoft Word. Öffnen Sie Microsoft Word und wählen Sie im Menü Ansicht den Menüpunkt Symbolleisten und aktivieren Sie die Symbolleiste “Serienbriefe”. Nun sollten Sie über eine neue Symbolleiste verfügen. In dieser Symbolleiste klicken Sie nun auf das zweite Symbol von links “Datenquelle öffnen”. Es öffnet sich ein Dialogfeld wo Sie nun die zuvor heruntergeladene Datei auswählen können. Vergewissern Sie sich das Sie im Dropdownfeld Datentyp den Typ Textfiles csv.* ausgewählt haben. Ist diese Einstellung nicht gewählt werden Sie die Datenquelle nicht anwählen können. Haben Sie nun die Datenquelle ausgewählt öffnen Sie diese. Microsoft Word ist jetzt bereit für die Serienbrieferstellung. Für weitere Hilfe zur Erstellung eines Serienbriefes lesen Sie bitte die Hilfe von Microsoft Word.
Um Ihre Daten nach L-SAS exportieren zu können wurde eine Schnittstelle geschaffen. Mittels des Button “L-SAS Export” öffnen Sie ein neues Fenster mit dem Link “Datei herunterladen” um die generiete Datei herunterladen zu können. Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab. Wechseln Sie nun in Ihre L-SAS Anwendung, wählen Sie “Stammdaten” / “Dienste” / “Import 1. Klassen aus Excelliste” und importieren Sie dort diese Datei.
Hinweis! Um die Daten importieren zu können muss den Schülern eine Klasse zugewiesen sein. Dies können Sie entweder manuell in L-SAS tätigen oder Sie verwenden die Export Funktion unter dem Menüpunkt “Klassen “ in Flexbox.
Ein wichtiges und effizientes Feature stellt der Spaltenfilter dar. Mit diesem haben Sie die Möglichkeit nur jene Daten auf dem Bildschirm ausgeben zu lassen, die Sie auch wirklich benötigen. Um dieses Feature zu aktivieren klicken Sie auf “Spaltenfilter”. Es wird ein neues Fenster oberhalb der Tabellenansicht geöffnet. Da dies kein Funktionsfenster ist (Funktionsfenster sind durch ein Werkzeug Symbol in der linken oberen Ecke gekennzeichnet) kann es während der Arbeit geöffnet bleiben.
Laden
In diesem Fenster links oben befindet sich ein Dropdownfeld. Diese enthält vordefinierte Spaltenfilter und eigens erstellte. Wählen Sie den gewünschten Spaltenfilter mittels Dropdown aus und klicken Sie auf “Laden”. Nun sollte sich die aktuelle Spaltenansicht der Tabelle anpassen. Zur Kontrolle sehen Sie im Spaltenfilterfenster in grüner Schrift alle aktiven Spalten und in roter Schrift alle Inaktiven Spalten.
Neu
Mit dem Button “Neu” können Sie auch Ihre eigenen an Ihre persönlichen Wünsche angepassten Ansichten mittels einem Spaltenfilter erstellen. Haben Sie den Button betätigt erscheint ein Neues Fenster “Spaltenauswahl”. Wählen Sie eine Bezeichnung und die Spalten die Sie gerne ausgeben möchten an. Bestätigen Sie mit dem Button “Daten speichern”. Nun sollte Ihr angelegter Spaltenfilter bereits geladen sein und im Drowdown des Fensters “Spaltenfilter” verfügbar sein und mittels dem Button “Laden” zu einem späteren Zeitpunkt wieder geladen werden können.
Hinweis! Die von Ihnen persönlich erstellten Spaltenfilter sind nur unter Ihrem Account verfügbar und bleiben gespeichert.
Bearbeiten
Bis auf die vordefinierten Spaltenfilter (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet) können Sie die Spaltenfilter bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown einen Spaltenfilter aus den Sie gerne bearbeiten möchten. Nun klicken Sie auf den Link “bearbeiten”. Es erscheint wiederum ein neues Fenster mit allen verfügbaren Spalten und die getroffene Auswahl. Passen Sie die angezeigten Spalten nach Ihren Wünschen an und speichern Sie die Daten anschlissend mittels dem Button “Daten speichern”
Löschen
Mit einem Klick auf Löschen können Sie auch einen Spaltenfilter löschen sofern er nicht vom System vordefiniert ist (mit einem * in der Bezeichnung gekennzeichnet). Nach dem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster zum Bestätigen des Vorgangs.
Vorsicht! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Abgesehen vom Spaltenfilter haben Sie noch eine weitere Möglichkeit die Ansicht nach Ihren wünschen zu Filtern. Klicken Sie auf “Filter einblenden” um den Datensatzfilter einzublenden. Es erscheint eine Eingabezeile überhalb der Daten in der Tabellenansicht. Desweiteren erscheint ein neuer Fenstermenüpunkt “Filter deaktivieren/aktivieren”. Mit diesem Button ist es Ihnen möglich den Filter jederzeit zu deaktiveren und wieder zu aktivieren ohne das dabei Ihre Filtereinstellungen verloren gehen. Geben Sie nun einen Wert z.B einen Anfangsbuchstaben eines Namens ein um nach diesem zu filtern. Um den Filter nun zu aktivieren müssen ganz links in der Eingabezeile auf den kleinen Button (Trichter mit Blitz) klicken. Nun sollten die Daten gefiltert sein. Ist dies nicht der Fall kontrollieren Sie ob Sie den Filter auch in der Fenstermenüleiste aktiviert haben. Mit dem kleinen Button (Schwarzes X) in der Eingabeleiste können Sie den Filter zurücksetzen und es sollten wieder alle Daten angezeigt werden.
Hinweis! Beachten Sie, dass beim filtern nach Datumsangaben das englische Datumsformat (yyyy-mm-dd hh:mm) benötigt wird. Wenn Sie nach Schuljahr filtern möchten geben Sie nur das erste Jahr ein (2009/2010 -> 2009).
Klicken Sie innerhalb des Fensters “Login Daten” auf den Button “Bearbeiten” um Ihre persönlichen Anmeldedaten zu bearbeiten. Sie können Ihre Login E-Mail Adresse ändern oder aber auch Ihr Passwort jederzeit ändern. Um das Passwort ändern zu können müssen Sie jedoch vorher einmal Ihr altes Passwort eingeben und danach zweimal ein neues. Zur Fertigstellung klicken Sie auf “Daten speichern”
Navigieren Sie links im Hauptmenü zu der Gruppe Konfiguration. Klicken Sie auf den Menüpunkt “Persönliche Daten”. Der Inhalt rechts neben dem Hauptmenü sollte nun auf die Persönlichen Daten gewechselt haben. Um diese ändern zu können müssen Sie vorher links oben in der Menüleiste des Fensters auf den Button “Bearbeiten” klicken. Nun befindet sich der Inhalt im Bearbeitungsmodus. Kontrollieren Sie alle Angaben auf Ihre Richtigkeit und vervollständigen Sie gegebenenfalls die Daten in der Eingabemaske. Falls Sie Ihr persönliches Foto hochladen möchten klicken Sie auf den Button “Auswählen” und öffnen Sie Ihr gewünschtes Bild. Um Ihr Bild zu löschen setzen einen Haken neben “Bild löschen” und klicken Sie auf “Daten speichern”. Sie können das Bild natürlich auch sofort ersetzen ohne das voherige zu löschen indem Sie ein neues Bild auswählen und wieder auf den Button “Daten speichern” klicken. Mit einem Klick auf den Button “Daten Speichern” sind die Daten gesichert und das Bild falls gewählt hochgeladen.
Um die Daten Ihrer Schule zu verändern bzw zu ergänzen klicken Sie auf den Button “Bearbeiten”. Nun können Sie Ihre Daten veränden, ergänzen oder ein Logo von Ihrer Schule uploaden. Beenden Sie den Vorgang mittels Button “Daten speichern”
Diese Daten sind Online für jedermann einsehbar und dienen zur Repräsentation der Schule.
In diesem Bereich geht es um die Erstellung der angebotenen Ausbildungszweige der Schule.
Um nun einen neuen bzw den ersten Zweig anzulegen klicken Sie bitte auf den Button “Neu”. Es erscheint oberhalb ein neues Fenster mit einer entsprechenden Eingabemaske. Ergänzen Sie die Daten in diesem Formular und Beenden Sie die Eingabe mittels des Buttons “Daten speichern”
Der Zweig muss aktiv sein um danach Anmeldephasen für diesen Zweig erstellen zu können. Sie können jedoch Ihren Zweig vorerst auf Inaktiv setzen falls Ihnen noch Daten fehlen diese in Ruhe vervollständigen und danach den Zweig erst auf aktiv setzen.
Möchten Sie die Daten eines bestehenden Schulzweigs bearbeiten klicken Sie auf den Button “Bearbeiten”. Es öffnet sich oberhalb ein neues Fenster. Ändern bzw ergänzen Sie die Daten des Zweiges in der Eingabemaske und beenden Sie die Bearbeitung mittels Button “Daten speichern”
Setzen Sie bei einem oder mehreren Schulzweigen häkchen und klicken Sie auf den Button “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Schulzweige. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Schulzweige wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Schulzweige löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Achtung! Bedenken Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Markieren Sie einen Schulzweig und klicken Sie auf den Button “Vorschau” um eine Voransicht der Online Präsenz des Zweiges aufzurufen. Diese Vorschau öffnet sich dann in einem neuen Fenster als Popup.
Um einen neues Formular anzulegen klicken Sie bitte auf den Button “Neu”. Es erscheint oberhalb ein neues Fenster. Geben Sie eine Bezeichnung und eine Beschreibung an. Darunter befinden sich viele einzelne Buttons. Die Buttons repräsentieren die abzufragenden Daten im Formular. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind vom System vorausgesetzte Fenster und können nicht abgeschaltet werden. Grau Felder sind inaktiv, gelbe Felder sind Pflichtfelder und grüne Felder sind Optionsfelder. Klicken Sie auf ein Feld um dessen Status zu ändern (Farbe). Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit so genannte Individualfelder zu erstellen. Hierfür ist es jedoch sinnvoll sich vorher und dem Punkt “Listen” bestimmte Auswahllisten zur erstellen. Diese Listen stellen später die Auswahlmöglichkeiten der Individualfelder dar. Darüber hinaus gibt es jedoch auch Individualfelder die als Kommentare geführt werden. Hierbei sind keine Listen erforderlich. Haben Sie allen Feldern den richtigen Status zugewiesen speichern Sie diese Daten mittels Button “Daten speichern”.
Möchten Sie die Daten eines bestehenden Formular bearbeiten klicken Sie auf den Button “Bearbeiten”. Es öffnet sich oberhalb ein neues Fenster. Geben Sie eine Bezeichnung und eine Beschreibung an. Darunter befinden sich viele einzelne Buttons. Die Buttons repräsentieren die abzufragenden Daten im Formular. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind vom System vorausgesetzte Fenster und können nicht abgeschaltet werden. Grau Felder sind inaktiv, gelbe Felder sind Pflichtfelder und grüne Felder sind Optionsfelder. Klicken Sie auf ein Feld um dessen Status zu ändern (Farbe). Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit so genannte Individualfelder zu erstellen. Hierfür ist es jedoch sinnvoll sich vorher und dem Punkt “Listen” bestimmte Auswahllisten zur erstellen. Diese Listen stellen später die Auswahlmöglichkeiten der Individualfelder dar. Darüber hinaus gibt es jedoch auch Individualfelder die als Kommentare geführt werden. Hierbei sind keine Listen erforderlich. Haben Sie allen Feldern den richtigen Status zugewiesen speichern Sie diese Daten mittels Button “Daten speichern”.
Setzen Sie bei einem oder mehreren Formularen häkchen und klicken Sie auf den Button “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Formulare. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Formulare wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Formulare löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Achtung! Bedenken Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Verwalten Sie Listen verschiedener Typen für Ihre Individualfelder im Formular. Klicken Sie auf den Button “Listen” um das Fenster “Formularlisten” zu öffnen.
Neu
Erstellen Sie neue Listen indem Sie im Fenster “Formularlisten” auf den Button “Neu” klicken. Es öffnet sich oberhalb ein weiteres Fenster. Geben Sie eine Bezeichnung in das entsprechende Feld ein. Danach wählen Sie den Listentyp. Nun müssen Sie im Feld Auswahlelemente Ihre Möglichkeiten nach folgendem Schema eingeben. Geben Sie den Auswahlnamen gefolgt von einem * an. Unmittelbar danach folgt der Übergabewert. Geben Sie keinen Übergabewert an, wird der Auswahlname auch als Übergabewert verwendet. Haben Sie alle Elemente erfolgreich eingegeben beenden Sie Ihre Eingabe mittels des Buttons “Daten speichern”
Bearbeiten
Bearbeiten Sie bestehende Listen indem Sie im Fenster “Formularlisten” auf den Button “Bearbeiten” klicken. Es öffnet sich oberhalb ein weiteres Fenster. Geben Sie eine Bezeichnung in das entsprechende Feld ein. Danach wählen Sie den Listentyp. Nun müssen Sie im Feld Auswahlelemente Ihre Möglichkeiten nach folgendem Schema eingeben. Geben Sie den Auswahlnamen gefolgt von einem * an. Unmittelbar danach folgt der Übergabewert. Geben Sie keinen Übergabewert an, wird der Auswahlname auch als Übergabewert verwendet. Haben Sie alle Elemente erfolgreich eingegeben beenden Sie Ihre Eingabe mittels des Buttons “Daten speichern”
Löschen
Wählen Sie eine oder mehrere Listen mittels Haken aus und klicken Sie auf “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Listen. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Listen wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Formularlisten löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Vorschau
Sie können sich die Listen in einer Voransicht vorab anzeigen lassen. Klicken sie dazu auf den Button “Vorschau”. Es erscheint oberhalb ein neues Fenster “Formularauswahlliste - Vorschau”. Hier sehen Sie nun die spätere Funktionsweise der Liste. Um das Fenster wieder zu schliessen klicken Sie bitte auf den Button “Schließen”
Schließen
Über die Schaltfläche können Sie das Fenster “Formularlisten” jederzeit wieder Schliessen. Sie können es aber auch getrost geöffnet lassen da is sich bei diesem Fenster nicht um ein Aktionsfenster handelt.
Markieren Sie ein Formular mit eine Haken und klicken Sie auf den Button “Vorschau” um eine Voransicht des Formulars des Zweiges aufzurufen. Diese Vorschau öffnet sich dann in einem neuen Fenster als Popup.
Unter diesem Bereich verwalten Sie die Anmeldephasen für die Online Voranmeldung.
Um eine neue Anmeldephase anzulegen klicken Sie bitte auf den Button “Neu”. Es öffnet sich oberhalb ein neues Fenster. Wählen aus den Kalendern ein Startdatum und ein Enddatum aus.Nun geben Sie zusätzlich darunter noch die Uhrzeit des Start und Endpunktes an. Schalten Sie den Radiobutton auf aktiv und geben Sie darunter das Schuljahr ein für welches diese Anmeldephase vorgesehen ist. Zu guter letzt müssen Sie noch den zuvor angelegten Schulzweig auswählen. Enthält das Dropdown keine Schulzweige haben Sie noch keinen angelegt. Lesen Sie dazu weiter unter dem Kapitel Schulzweige. Wahlweise können Sie nun noch einen speziellen Bestätigungsmail Text angeben. Dieser erscheint dann in der Bestätigungsmail für angemeldete Schüler. Haben Sie alle Eingaben getätigt Sie diese Daten mittels Button “Daten speichern”.
Möchten Sie die Daten einer bestehenden Anmeldephase bearbeiten klicken Sie auf den Button “Bearbeiten”. Es öffnet sich oberhalb ein neues Fenster. Wählen aus den Kalendern ein Startdatum und ein Enddatum aus.Nun geben Sie zusätzlich darunter noch die Uhrzeit des Start und Endpunktes an. Schalten Sie den Radiobutton auf aktiv und geben Sie darunter das Schuljahr ein für welches diese Anmeldephase vorgesehen ist. Zu guter letzt müssen Sie noch den zuvor angelegten Schulzweig auswählen. Enthält das Dropdown keine Schulzweige haben Sie noch keinen angelegt. Lesen Sie dazu weiter unter dem Kapitel Schulzweige. Wahlweise können Sie nun noch einen speziellen Bestätigungsmail Text angeben. Dieser erscheint dann in der Bestätigungsmail für angemeldete Schüler. Haben Sie alle Eingaben getätigt Sie diese Daten mittels Button “Daten speichern”.
Setzen Sie bei einer oder mehreren Anmeldephasen häkchen und klicken Sie auf den Button “Löschen”. Es erscheint ein neues Fenster mit einer Auflistung der gewählten Anmeldephasen. Sie werden hier nochmals aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn Sie die in der Auflistung enthaltenen Anmeldephasen wirklich löschen möchten bestätigen Sie die Aufforderung mittels des Links “Löschen” in der Fenstermenüleiste des Fensters “Anmeldephasen löschen”. Wurde der Löschvorgang erfolgreich durchgeführt erscheint eine entsprechende Bestätigungsmeldung in der Statusleiste oberhalb der Fenster.
Es empfiehlt sich zu Ihrer eigenen Sicherheit regelmäßig Backups zu erstellen, da Sie selbst für Ihre Datensicherheit verantwortlich sind.
Klicken Sie auf den Button Backup erstellen um ein neues Backup zu erstellen. Anschliessend müssen Sie in der Liste die Backup Datei des aktuellen Backups herunterladen und auf Ihrem Computer speichern. Nun können Sie im Falle eines Datenverlustes diese Datei an uns senden und wir sind dann dazu in der Lage die Daten zurück ins System zu importieren und somit Ihre Daten seit dem Zeitpunkt des Backups wieder her zu stellen.
Eine wichtige Kontrolle bietet der Action Log bereich. Dieser Bereich zeichnet sämtliche Aktionen sämtlicher Mitarbeiter im System auf. So lassen sich Rückschlüsse auf die Verwendung aber auch Fehlbedienung ziehen. Auch Missbräuche des Systems können so leichter entdeckt und verantwortliche Personen zur Verantwortung gezogen werden.
Ein oft unterschätzes Feature ist die Abmeldefunktion, da dies sonst mögliche Sicherheitslücken schließt. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen unbedingt immer mittels diesen Button auszuloggen.
Falls Sie ein Problem mit der Verwendung des Flexbox Systems haben oder Sie sich einmal nicht sicher sein sollten, zögern Sie nicht diese Hilfedatei wieder aufzurufen. Sollte Ihrer Meinung nach diese Hilfe Schwachstellen aufweisen bitten wir Sie uns unmittelbar in Kenntnis zu setzen damit wir diese Schwachstellen sofort korrigieren können. Dadurch wird die Hilfe ständig verbessert und Ihre Arbeit erleichert. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Mithilfe.
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